Every April, the same exchange happens. Your accountant emails you: "Can you send me your numbers for last year?" You stare at the email for a moment, then start wondering what exactly they need. Invoices? Bank statements? That folder of receipt photos on your phone? Everything?

It is not as complicated as it feels. Your accountant needs a specific set of things, and most of them are straightforward to prepare. The problem is that nobody ever gives you a clear list. So here it is.

Chaque avril, le même échange se produit. Votre comptable vous envoie un courriel : « Pouvez-vous m'envoyer vos chiffres pour l'année dernière ? » Vous fixez le courriel un moment, puis vous vous demandez ce qu'il a besoin exactement. Factures ? Relevés bancaires ? Ce dossier de photos de reçus sur votre téléphone ? Tout ?

Ce n'est pas aussi compliqué que ça en a l'air. Votre comptable a besoin d'un ensemble précis de choses, et la plupart sont simples à préparer. Le problème, c'est que personne ne vous donne jamais une liste claire. Alors la voici.

Here is what your accountant needs. Not every item applies to every business, but this covers the most common cases for freelancers and small businesses.

1. Income records

A list of all money that came in during the year. For each payment: date received, client name, amount, and invoice number if you have one. If you invoiced through Mubsira Business or another tool, an export of your invoices covers this.

If you also received income from employment, include your T4 slips (or W-2 in the US). If you received dividends or investment income, include T5 slips (or 1099s).

2. Expense list with categories

A list of all business expenses for the year. For each expense: date, vendor name, amount, and a category. Common categories:

• Office supplies and equipment
• Software and subscriptions
• Travel and transportation
• Meals (business-related)
• Telecom (phone, internet)
• Insurance
• Professional fees (legal, accounting)
• Rent (office or co-working space)
• Subcontractors and freelance help
• Marketing and advertising

A spreadsheet or CSV works best. If you tracked expenses in an app, export them. If you have a pile of receipts and nothing else, start by entering them into a list. Your accountant can reclassify categories, but they cannot create the list for you.

3. Receipts

A photo or PDF of each receipt, linked to the corresponding expense. This does not mean 200 loose JPEGs in a folder with names like IMG_4829.jpg. It means organized images where your accountant can match a receipt to the expense it belongs to.

The simplest way: name each receipt file with the date and vendor (2025-03-14-staples.jpg), or use an app that attaches receipts directly to expense entries. When you export, the receipts come organized alongside the expense list.

4. Mileage log (if applicable)

If you use your personal vehicle for business, your accountant needs a mileage log: date, destination, purpose of the trip, and kilometers driven. The CRA and IRS both require this for vehicle expense deductions. A simple spreadsheet works. There is no required format, but it needs to be consistent and complete.

5. Home office expenses (if applicable)

If you work from home, your accountant needs the total square footage of your home and the square footage of your office space. They also need your annual costs for: rent or mortgage interest, utilities (electricity, heat, water), home insurance, and property tax. Your accountant will calculate the deductible portion based on the ratio.

6. Bank and credit card statements

Your accountant may ask for these, or they may not. Some accountants use them to verify your expense list. Others only want them if something does not add up. Have them ready, but do not assume you need to send all 12 months upfront. Ask your accountant what they prefer.

Voici ce que votre comptable a besoin. Chaque point ne s'applique pas à toutes les entreprises, mais ceci couvre les cas les plus courants pour les travailleurs autonomes et petites entreprises.

1. Registre des revenus

Une liste de tout l'argent reçu durant l'année. Pour chaque paiement : date de réception, nom du client, montant, et numéro de facture si vous en avez un. Si vous avez facturé avec Mubsira Business ou un autre outil, un export de vos factures couvre ceci.

Si vous avez aussi reçu un revenu d'emploi, incluez vos feuillets T4. Si vous avez reçu des dividendes ou revenus de placement, incluez les feuillets T5.

2. Liste de dépenses avec catégories

Une liste de toutes les dépenses d'affaires de l'année. Pour chaque dépense : date, nom du fournisseur, montant, et catégorie. Catégories courantes :

• Fournitures et équipement de bureau
• Logiciels et abonnements
• Voyages et déplacements
• Repas (liés aux affaires)
• Télécom (téléphone, internet)
• Assurance
• Honoraires professionnels (juridiques, comptables)
• Loyer (bureau ou espace de coworking)
• Sous-traitants et aide à la pige
• Marketing et publicité

Un tableur ou CSV fonctionne le mieux. Si vous avez suivi vos dépenses dans une application, exportez-les. Si vous avez une pile de reçus et rien d'autre, commencez par les entrer dans une liste. Votre comptable peut reclassifier les catégories, mais il ne peut pas créer la liste à votre place.

3. Reçus

Une photo ou un PDF de chaque reçu, lié à la dépense correspondante. Cela ne veut pas dire 200 JPEG en vrac dans un dossier avec des noms comme IMG_4829.jpg. Cela veut dire des images organisées où votre comptable peut faire correspondre un reçu à la dépense qu'il représente.

Le plus simple : nommez chaque fichier de reçu avec la date et le fournisseur (2025-03-14-bureau-en-gros.jpg), ou utilisez une application qui joint les reçus directement aux entrées de dépenses. Quand vous exportez, les reçus arrivent organisés avec la liste de dépenses.

4. Journal de kilométrage (si applicable)

Si vous utilisez votre véhicule personnel pour le travail, votre comptable a besoin d'un journal de kilométrage : date, destination, but du déplacement, et kilomètres parcourus. Revenu Canada exige ceci pour les déductions de frais de véhicule. Un simple tableur fonctionne. Il n'y a pas de format obligatoire, mais il doit être cohérent et complet.

5. Dépenses de bureau à domicile (si applicable)

Si vous travaillez de chez vous, votre comptable a besoin de la superficie totale de votre domicile et de la superficie de votre espace de bureau. Il a aussi besoin de vos coûts annuels pour : le loyer ou les intérêts hypothécaires, les services publics (électricité, chauffage, eau), l'assurance habitation, et la taxe foncière. Votre comptable calculera la portion déductible selon le ratio.

6. Relevés de banque et de carte de crédit

Votre comptable pourrait demander ceux-ci, ou non. Certains comptables les utilisent pour vérifier votre liste de dépenses. D'autres ne les veulent que si quelque chose ne colle pas. Ayez-les prêts, mais ne présumez pas que vous devez envoyer les 12 mois d'emblée. Demandez à votre comptable ce qu'il préfère.

Accountants are not picky about tools, but they are picky about structure. They do not care whether you used QuickBooks, a spreadsheet, or a napkin, as long as the data is organized and they can import it or read it quickly.

The ideal format is a single ZIP file containing:

• A CSV or Excel file with your expenses (date, vendor, amount, category, tax, description)
• A CSV or Excel file with your invoices (date, client, amount, status)
• A folder of receipt images, organized by month or numbered to match the expense list
• A summary page with totals by category

If that sounds like a lot of work to assemble, it is. Which is why apps that produce this format with one click exist. Mubsira Business has a "Send to Accountant" button that exports exactly this. But even if you assemble it by hand, this is the structure your accountant wants.

What your accountant does not want:

• 47 separate emails with one receipt each
• A Google Drive folder with 300 unnamed files
• A text message that says "I think it was around $3,000"
• Screenshots of your banking app with half the screen cut off

Les comptables ne sont pas difficiles sur les outils, mais ils sont difficiles sur la structure. Ils ne se soucient pas que vous ayez utilisé QuickBooks, un tableur, ou une serviette de table, tant que les données sont organisées et qu'ils peuvent les importer ou les lire rapidement.

Le format idéal est un seul fichier ZIP contenant :

• Un fichier CSV ou Excel avec vos dépenses (date, fournisseur, montant, catégorie, taxe, description)
• Un fichier CSV ou Excel avec vos factures (date, client, montant, statut)
• Un dossier d'images de reçus, organisés par mois ou numérotés pour correspondre à la liste de dépenses
• Une page de sommaire avec les totaux par catégorie

Si ça semble beaucoup de travail à assembler, c'est le cas. C'est pourquoi des applications qui produisent ce format en un clic existent. Mubsira Business a un bouton « Envoyer au comptable » qui exporte exactement ceci. Mais même si vous l'assemblez à la main, c'est la structure que votre comptable veut.

Ce que votre comptable ne veut pas :

• 47 courriels séparés avec un reçu chacun
• Un dossier Google Drive avec 300 fichiers sans nom
• Un message texte qui dit « je pense que c'était environ 3 000 $ »
• Des captures d'écran de votre application bancaire avec la moitié de l'écran coupée

Sending raw bank statements instead of an expense list

Your bank statement shows every transaction, including personal ones. Your accountant has to go through each line, guess which ones are business expenses, and ask you about the ones they cannot figure out. If you have 200 transactions per month across two accounts, that is 4,800 lines they have to review. They will bill you for that time.

It is much faster (and cheaper) to prepare a clean list of business expenses only, with categories already applied. Your accountant can then cross-reference with the bank statement if needed, instead of building the list from scratch.

Forgetting about the small recurring expenses

Freelancers tend to remember the big expenses: the new laptop, the conference trip, the office rent. But they forget the $12/month software subscriptions, the $15/month cloud storage, the $9.99 domain renewal. Over 12 months, those small charges add up to hundreds or thousands in deductions you are leaving on the table.

Go through your credit card statement month by month. Every recurring charge is a deductible expense if it is for business use.

Waiting until April to start

When you wait until the last minute, you are working from memory. You cannot remember whether that Uber ride was for a client meeting or a personal trip. You cannot find the receipt for the office chair you bought in June. You end up claiming less than you should because you do not have the records to back it up.

The ideal approach is to record each expense when it happens. That takes 15 seconds. But even recording expenses once a month, on the last day of the month, is far better than doing it all at once in April. Your future self will appreciate it.

Envoyer les relevés bancaires bruts au lieu d'une liste de dépenses

Votre relevé bancaire montre chaque transaction, y compris les personnelles. Votre comptable doit passer chaque ligne, deviner lesquelles sont des dépenses d'affaires, et vous questionner sur celles qu'il ne peut pas identifier. Si vous avez 200 transactions par mois sur deux comptes, c'est 4 800 lignes à examiner. Il va vous facturer ce temps.

C'est beaucoup plus rapide (et moins cher) de préparer une liste propre de dépenses d'affaires seulement, avec les catégories déjà appliquées. Votre comptable peut ensuite croiser avec le relevé bancaire au besoin, plutôt que de construire la liste à partir de zéro.

Oublier les petites dépenses récurrentes

Les travailleurs autonomes ont tendance à se souvenir des grosses dépenses : le nouvel ordinateur portable, le voyage de conférence, le loyer du bureau. Mais ils oublient les abonnements logiciels à 12 $/mois, le stockage cloud à 15 $/mois, le renouvellement de domaine à 9,99 $. Sur 12 mois, ces petites charges s'additionnent en centaines ou milliers de dollars en déductions que vous laissez sur la table.

Passez votre relevé de carte de crédit mois par mois. Chaque charge récurrente est une dépense déductible si elle est pour usage professionnel.

Attendre avril pour commencer

Quand vous attendez à la dernière minute, vous travaillez de mémoire. Vous ne vous souvenez plus si ce trajet Uber était pour une réunion client ou un déplacement personnel. Vous ne trouvez plus le reçu de la chaise de bureau achetée en juin. Vous finissez par réclamer moins que vous devriez parce que vous n'avez pas les documents pour le justifier.

L'approche idéale est d'enregistrer chaque dépense quand elle arrive. Ça prend 15 secondes. Mais même enregistrer les dépenses une fois par mois, le dernier jour du mois, c'est nettement mieux que tout faire d'un coup en avril. Votre futur vous va apprécier.

If you read nothing else, here is the short version. Your accountant needs:

1. Income: A list of invoices or payments received, with dates, client names, and amounts.
2. Expenses: A list of business expenses with dates, vendors, amounts, and categories.
3. Receipts: A photo or PDF for each expense, organized so they can match them to the list.
4. Mileage: A log of business trips with dates, destinations, and kilometers (if you drive for work).
5. Tax slips: T4, T4A, T5, or whatever applies (1099, W-2 in the US).
6. Home office: Square footage and annual housing costs, if you claim a home office deduction.

Package it all in one ZIP. Send it in one email. Your accountant will open it, have everything they need, and will not have to chase you for the next three weeks asking for missing documents.

Si vous ne lisez rien d'autre, voici la version courte. Votre comptable a besoin de :

1. Revenus : Une liste de factures ou paiements reçus, avec dates, noms de clients, et montants.
2. Dépenses : Une liste de dépenses d'affaires avec dates, fournisseurs, montants, et catégories.
3. Reçus : Une photo ou PDF pour chaque dépense, organisés pour pouvoir les faire correspondre à la liste.
4. Kilométrage : Un journal des déplacements d'affaires avec dates, destinations, et kilomètres (si vous conduisez pour le travail).
5. Feuillets fiscaux : T4, T4A, T5, ou ce qui s'applique.
6. Bureau à domicile : Superficie et coûts annuels d'habitation, si vous réclamez une déduction pour bureau à domicile.

Emballez le tout dans un seul ZIP. Envoyez-le dans un seul courriel. Votre comptable va l'ouvrir, avoir tout ce dont il a besoin, et ne passera pas les trois prochaines semaines à vous courir après pour des documents manquants.

What if I do not have receipts for some expenses?

Record the expense anyway. Use your bank or credit card statement for the date and amount. Note that the receipt is missing. Your accountant needs a complete picture. In Canada, the CRA generally does not require a receipt for expenses under $75 if you have another record of the transaction (like a bank statement line item). Your accountant can advise on your specific situation.

Do I need to separate personal and business expenses?

Yes. Your accountant only wants to see business expenses. If you use one credit card for both personal and business, go through the statement and pull out only the business charges. If you use a dedicated business credit card, the whole statement is relevant.

How detailed should my descriptions be?

Enough that your accountant can understand what the expense was for. "Office supplies" is too vague. "Printer paper and ink cartridges, Staples" is enough. You do not need to write a paragraph. Just be specific enough that if the CRA or IRS asks, you can explain it.

Should I include HST/GST amounts separately?

If the receipt shows the tax breakdown, include it. This helps your accountant claim input tax credits (ITCs) on your behalf. If you did not track the tax separately, your accountant can calculate it from the total, but it takes them extra time. Including it saves them work and saves you money on their bill.

Et si je n'ai pas de reçus pour certaines dépenses ?

Enregistrez la dépense quand même. Utilisez votre relevé bancaire ou de carte de crédit pour la date et le montant. Notez que le reçu est manquant. Votre comptable a besoin d'un portrait complet. Au Canada, l'ARC n'exige généralement pas de reçu pour les dépenses de moins de 75 $ si vous avez une autre preuve de la transaction (comme une ligne de relevé bancaire). Votre comptable peut vous conseiller selon votre situation.

Dois-je séparer les dépenses personnelles et professionnelles ?

Oui. Votre comptable ne veut voir que les dépenses d'affaires. Si vous utilisez une seule carte de crédit pour le personnel et le professionnel, passez le relevé et extrayez seulement les charges d'affaires. Si vous utilisez une carte de crédit d'entreprise dédiée, le relevé entier est pertinent.

Mes descriptions doivent-elles être détaillées ?

Assez pour que votre comptable comprenne à quoi la dépense servait. « Fournitures de bureau » est trop vague. « Papier d'imprimante et cartouches d'encre, Bureau en Gros » est suffisant. Vous n'avez pas besoin d'écrire un paragraphe. Soyez juste assez précis pour que si Revenu Canada pose des questions, vous puissiez l'expliquer.

Dois-je inclure les montants de TPS/TVH séparément ?

Si le reçu montre le détail des taxes, incluez-le. Cela aide votre comptable à réclamer les crédits de taxe sur les intrants (CTI) en votre nom. Si vous n'avez pas suivi la taxe séparément, votre comptable peut la calculer à partir du total, mais ça lui prend du temps supplémentaire. L'inclure lui épargne du travail et vous épargne de l'argent sur sa facture.