It is April. Your accountant sent you an email. It probably says something like "can you send me your expenses for last year?" and you are now looking at a camera roll full of receipt photos, a desk drawer with crumpled paper, and a vague feeling that you forgot to track a few things.

This is not unusual. Most freelancers and small business owners track their income reasonably well because clients pay them and that shows up in the bank account. Expenses are a different story. They happen throughout the day, the receipts pile up, and by April nobody remembers what that $47.83 charge at Staples was for.

The good news is that catching up is not as painful as it feels. If you set aside an afternoon, you can get through a full year of expenses and hand your accountant a clean, organized file. Here is how.

On est en avril. Votre comptable vous a envoyé un courriel. Il dit probablement quelque chose comme « pouvez-vous m'envoyer vos dépenses de l'année dernière ? » et vous regardez maintenant un rouleau de photos de reçus, un tiroir de bureau rempli de papiers froissés, et un sentiment vague que vous avez oublié de noter quelques trucs.

Ce n'est pas inhabituel. La plupart des travailleurs autonomes et propriétaires de petites entreprises suivent assez bien leurs revenus parce que les clients les paient et ça paraît dans le compte bancaire. Les dépenses, c'est une autre histoire. Elles arrivent tout au long de la journée, les reçus s'accumulent, et en avril personne ne se souvient de ce que représentait cette charge de 47,83 $ chez Bureau en Gros.

La bonne nouvelle, c'est que rattraper le retard n'est pas aussi douloureux que ça en a l'air. Si vous réservez un après-midi, vous pouvez passer à travers une année complète de dépenses et remettre à votre comptable un fichier propre et organisé. Voici comment.

Before you start entering anything, collect all the receipts you have. This usually means three places:

• Your phone. Scroll through your camera roll. Any photo that looks like a receipt, move it to a folder called "Receipts 2025" or similar.
• Your email. Search for "receipt", "invoice", "order confirmation", "payment". Download the PDFs or take screenshots.
• Your desk, wallet, car, or that one kitchen drawer. Gather the paper receipts. If they are too faded to read, check your bank statement for the amount and date.

You do not need to sort them yet. Just get them all into one folder. You will sort as you enter them.

Avant de commencer à entrer quoi que ce soit, rassemblez tous les reçus que vous avez. Cela veut généralement dire trois endroits :

• Votre téléphone. Parcourez votre rouleau de photos. Toute photo qui ressemble à un reçu, déplacez-la dans un dossier appelé « Reçus 2025 » ou similaire.
• Votre courriel. Cherchez « reçu », « facture », « confirmation de commande », « paiement ». Téléchargez les PDF ou prenez des captures d'écran.
• Votre bureau, portefeuille, voiture, ou ce fameux tiroir de cuisine. Ramassez les reçus papier. S'ils sont trop pâles pour être lus, vérifiez votre relevé bancaire pour le montant et la date.

Vous n'avez pas besoin de les trier maintenant. Mettez-les tous dans un dossier. Vous trierez au fur et à mesure de la saisie.

Open Mubsira Business and go to the Expenses page. For each receipt:

1. Click "Add Expense".
2. Snap the receipt photo or upload the file. If it is a PDF receipt (common for online purchases), attach the PDF directly.
3. The app reads the receipt and tries to fill in the vendor name, date, and amount. Check what it found and adjust if needed. Everything stays editable.
4. Pick a category (office supplies, travel, software, meals, etc.).
5. Save.

Each entry takes about 20 to 30 seconds if the receipt is readable. For a year with 150 expenses, that is roughly 60 to 90 minutes of focused work.

If you have a receipt but cannot remember what it was for, enter it anyway. Put "Unknown" or a best guess as the description. Your accountant would rather see an expense with a vague description and a receipt attached than no record at all.

Ouvrez Mubsira Business et allez à la page Dépenses. Pour chaque reçu :

1. Cliquez sur « Ajouter une dépense ».
2. Photographiez le reçu ou téléversez le fichier. Si c'est un reçu PDF (courant pour les achats en ligne), joignez le PDF directement.
3. L'application lit le reçu et essaie de remplir le nom du fournisseur, la date et le montant. Vérifiez ce qu'elle a trouvé et ajustez au besoin. Tout reste modifiable.
4. Choisissez une catégorie (fournitures de bureau, déplacements, logiciels, repas, etc.).
5. Sauvegardez.

Chaque entrée prend environ 20 à 30 secondes si le reçu est lisible. Pour une année avec 150 dépenses, c'est environ 60 à 90 minutes de travail concentré.

Si vous avez un reçu mais ne vous souvenez plus de quoi il s'agit, entrez-le quand même. Mettez « Inconnu » ou votre meilleure estimation en description. Votre comptable préfère voir une dépense avec une description vague et un reçu joint plutôt qu'aucune trace du tout.

Some expenses repeat every month: rent, phone plan, internet, insurance, software subscriptions. Entering these one by one for 12 months would be tedious.

Instead, enter one of them (say, January's rent), then check "Create multiple entries at once" at the bottom of the form. Set it to repeat every 1 month, 12 times. All 12 entries are created in one click, with the dates spaced correctly.

This alone can knock out 40 to 60 entries in a few minutes. If the amount changed partway through the year (say your insurance went up in July), enter two batch entries: January to June at the old rate, July to December at the new rate.

Certaines dépenses se répètent chaque mois : loyer, forfait téléphonique, internet, assurance, abonnements logiciels. Les entrer une par une pour 12 mois serait fastidieux.

Au lieu de ça, entrez-en une (disons le loyer de janvier), puis cochez « Créer plusieurs entrées à la fois » en bas du formulaire. Réglez la répétition à chaque mois, 12 fois. Les 12 entrées sont créées en un clic, avec les dates espacées correctement.

Cela seul peut éliminer 40 à 60 entrées en quelques minutes. Si le montant a changé en cours d'année (disons que votre assurance a augmenté en juillet), entrez deux lots : janvier à juin à l'ancien tarif, juillet à décembre au nouveau.

Once your expenses are entered, go to the Export Center and click "Send to Accountant". This creates a ZIP file containing:

• A CSV with all your expenses: date, vendor, amount, category, tax, description.
• All your receipt images and PDFs, organized by month.
• A summary with totals by category.
• Your invoices, if you also tracked those in the app.

Email the ZIP to your accountant. That is it. They get a folder they can open, a spreadsheet they can import into their system, and receipt images they can reference if Revenue Canada or the IRS asks questions.

Compare that to the alternative: a shoebox, 47 text messages saying "here is another receipt I found", and a spreadsheet you started in February and abandoned in March.

Une fois vos dépenses entrées, allez au Centre d'exportation et cliquez sur « Envoyer au comptable ». Cela crée un fichier ZIP contenant :

• Un CSV avec toutes vos dépenses : date, fournisseur, montant, catégorie, taxe, description.
• Toutes vos images de reçus et PDF, organisés par mois.
• Un résumé avec les totaux par catégorie.
• Vos factures, si vous les avez aussi suivies dans l'application.

Envoyez le ZIP par courriel à votre comptable. C'est tout. Il reçoit un dossier qu'il peut ouvrir, un tableur qu'il peut importer dans son système, et des images de reçus qu'il peut référencer si Revenu Canada ou Revenu Québec pose des questions.

Comparez ça à l'alternative : une boîte à chaussures, 47 messages texte disant « voici un autre reçu que j'ai trouvé », et un tableur que vous avez commencé en février et abandonné en mars.

• Work from your bank statement. Open your bank or credit card statement for each month. Go line by line. This catches expenses you forgot about and gives you the exact date and amount even if you lost the receipt.
• PDF receipts scan faster. If you have email receipts from Amazon, software subscriptions, or online orders, attach the PDF. The app extracts the text directly without needing image recognition, so it is faster and more accurate.
• Do not worry about perfection. Your accountant can adjust categories and fix small errors. What they need from you is a complete list of expenses with receipts attached. That is the hard part, and that is what you are doing right now.
• Save your vendor catalog. When you enter a vendor for the first time, the app offers to save it. Next time you enter an expense from the same vendor, it auto-fills the name and category. This saves time when you have repeat purchases from the same places.

• Travaillez à partir de votre relevé bancaire. Ouvrez votre relevé de banque ou de carte de crédit pour chaque mois. Passez ligne par ligne. Cela attrape les dépenses que vous avez oubliées et vous donne la date exacte et le montant même si vous avez perdu le reçu.
• Les reçus PDF se lisent plus vite. Si vous avez des reçus par courriel d'Amazon, d'abonnements logiciels ou de commandes en ligne, joignez le PDF. L'application extrait le texte directement sans avoir besoin de reconnaissance d'image, donc c'est plus rapide et plus précis.
• Ne visez pas la perfection. Votre comptable peut ajuster les catégories et corriger de petites erreurs. Ce dont il a besoin de votre part, c'est une liste complète de dépenses avec les reçus joints. C'est la partie difficile, et c'est ce que vous êtes en train de faire.
• Sauvegardez votre catalogue de fournisseurs. Quand vous entrez un fournisseur pour la première fois, l'application offre de le sauvegarder. La prochaine fois que vous entrez une dépense du même fournisseur, le nom et la catégorie se remplissent automatiquement. Cela fait gagner du temps quand vous avez des achats répétés aux mêmes endroits.

How long does this actually take?

For a typical freelancer with 10 to 20 expenses per month, expect 2 to 3 hours. The batch entry feature handles recurring expenses in seconds, and the receipt scanner fills in fields automatically from photos and PDFs. The biggest time cost is finding the receipts in the first place.

What if I lost some receipts?

Enter the expense anyway, using your bank statement for the amount and date. You can always add the receipt later if it turns up. Your accountant needs a complete picture of your expenses. A missing receipt is better than a missing expense.

Can I do this on my phone?

Yes. Mubsira Business works in any browser and can be installed as an app on your phone. You can snap receipt photos with your camera and attach them directly. Some people find it faster to enter expenses on a computer with the receipts open on their phone beside them.

What categories should I use?

The app comes with standard business categories: office supplies, travel, software, meals, telecom, insurance, wages, subcontractors, services, and other. If you are unsure which one to pick, use "other" and let your accountant re-classify it. Getting the expense recorded matters more than getting the category perfect.

Do I need to enter the tax amount separately?

It helps but is not required. If the receipt shows the tax breakdown, enter it. If not, your accountant can calculate it from the total. The app also has a "Calculate tax" button that applies your configured tax rates to the total automatically.

Combien de temps ça prend vraiment ?

Pour un travailleur autonome typique avec 10 à 20 dépenses par mois, prévoyez 2 à 3 heures. La saisie en lot gère les dépenses récurrentes en quelques secondes, et le lecteur de reçus remplit les champs automatiquement à partir des photos et PDF. Le plus gros coût en temps est de retrouver les reçus en premier lieu.

Et si j'ai perdu certains reçus ?

Entrez la dépense quand même, en utilisant votre relevé bancaire pour le montant et la date. Vous pourrez toujours ajouter le reçu plus tard s'il réapparaît. Votre comptable a besoin d'un portrait complet de vos dépenses. Un reçu manquant vaut mieux qu'une dépense manquante.

Est-ce que je peux faire ça sur mon téléphone ?

Oui. Mubsira Business fonctionne dans tout navigateur et peut être installé comme application sur votre téléphone. Vous pouvez photographier les reçus avec votre caméra et les joindre directement. Certaines personnes trouvent plus rapide d'entrer les dépenses sur un ordinateur avec les reçus ouverts sur leur téléphone à côté.

Quelles catégories utiliser ?

L'application vient avec des catégories d'entreprise standards : fournitures de bureau, déplacements, logiciels, repas, télécom, assurance, salaires, sous-traitants, services, et autre. Si vous n'êtes pas sûr de laquelle choisir, utilisez « autre » et laissez votre comptable la reclassifier. Enregistrer la dépense compte plus que d'avoir la catégorie parfaite.

Dois-je entrer le montant de taxe séparément ?

Ça aide mais ce n'est pas obligatoire. Si le reçu montre le détail des taxes, entrez-le. Sinon, votre comptable peut le calculer à partir du total. L'application a aussi un bouton « Calculer la taxe » qui applique vos taux de taxes configurés au total automatiquement.

The afternoon you are spending right now is the hard version. The easy version is entering each expense when it happens. Buy lunch for a client meeting? Open the app, snap the receipt, save. It takes 15 seconds. Do that consistently and next April you will have nothing to catch up on. Your accountant asks for your numbers, you hit one button, and it is done.

But right now, focus on getting through the pile. You can build the habit later. Today the goal is: everything in, receipts attached, one clean export ready to send.

L'après-midi que vous passez en ce moment est la version difficile. La version facile, c'est d'entrer chaque dépense quand elle arrive. Vous payez un dîner pour une réunion client ? Ouvrez l'application, photographiez le reçu, sauvegardez. Ça prend 15 secondes. Faites ça de façon constante et en avril prochain vous n'aurez rien à rattraper. Votre comptable demande vos chiffres, vous appuyez sur un bouton, et c'est fait.

Mais pour l'instant, concentrez-vous sur la pile. Vous pourrez construire l'habitude plus tard. Aujourd'hui, l'objectif est : tout entré, reçus joints, un export propre prêt à envoyer.