Soumission ou facture : ce qu'un électricien du Québec doit savoir avant d'envoyer un prix

Deux documents qui ressemblent au même fichier

Sur un écran, une soumission et une facture peuvent paraître identiques : le même en-tête, le même client, les mêmes lignes de main-d'œuvre et de matériel, le même calcul de TPS et de TVQ. Le seul mot qui change est celui imprimé en grand au sommet de la page. C'est pourtant la distinction la plus importante du processus de vente d'un entrepreneur en électricité, parce qu'elle détermine ce que le client peut faire avec le document, ce que vous pouvez en exiger, et quand l'argent doit changer de mains.

Confondre les deux mène à des conséquences concrètes : un client qui refuse de payer parce qu'il pensait recevoir une estimation, un dépassement de coûts que vous ne pouvez pas réclamer, ou une comptabilité qui inclut comme revenu un montant que vous n'avez jamais perçu.

Ce qu'est une soumission

Une soumission est une offre de prix. C'est un document que vous remettez avant l'exécution des travaux et qui dit, en substance : voici ce que je propose de faire, voici ce que cela coûtera, et ce prix tient pendant un certain temps. Tant que le client ne l'a pas acceptée, la soumission ne crée aucune obligation : ni pour vous de faire les travaux, ni pour le client de les payer.

La soumission a quatre fonctions concrètes :

• Permettre au client de comparer plusieurs entrepreneurs avant de choisir.
• Verrouiller un prix pendant la période de validité indiquée.
• Documenter clairement la portée des travaux pour éviter les malentendus une fois le chantier commencé.
• Servir de base au contrat lorsqu'elle est acceptée par écrit.

Mentions à inscrire sur une soumission

• Le mot Soumission en haut du document, sans ambiguïté.
• Vos coordonnées complètes, votre numéro RBQ, vos numéros TPS et TVQ.
• Un numéro de soumission unique (séquence distincte de celle des factures).
• La date d'émission et la durée de validité (par exemple, "Valide jusqu'au 4 juin 2026" ou "Valide pendant 30 jours").
• L'identification du client et l'adresse du chantier.
• Le détail des travaux proposés, ligne par ligne.
• Le prix sous-total, la TPS et la TVQ calculées, le total proposé.
• Les conditions d'exécution (calendrier prévu, modalités de paiement, acompte demandé s'il y a lieu).
• Une mention claire indiquant ce que la soumission n'inclut pas (par exemple : "Ne comprend pas les permis municipaux ni le démontage de l'ancien équipement").

Ce qu'est une facture

Une facture est une demande de paiement émise après l'exécution (totale ou partielle) des travaux. Elle constate une dette du client envers vous et déclenche le délai de paiement convenu. Une fois envoyée, elle entre dans votre comptabilité comme un revenu à percevoir, peu importe que le client paie immédiatement ou plus tard.

Les fonctions de la facture sont distinctes de celles de la soumission :

• Réclamer le paiement d'un travail effectué.
• Servir de pièce justificative pour les déclarations de TPS et de TVQ.
• Constituer la preuve écrite que les travaux ont été facturés conformément aux mentions légales (numéro RBQ visible, taxes ventilées correctement).
• Être archivée pendant six ans selon la Loi sur l'administration fiscale du Québec.

Les mentions obligatoires d'une facture sont détaillées dans notre guide Comment faire une facture d'électricien conforme au Québec.

Tableau comparatif

Critère	Soumission	Facture
Moment d'émission	Avant les travaux	Pendant ou après les travaux
Valeur juridique	Offre de prix, non contraignante avant acceptation	Demande de paiement exécutoire
Numérotation	Séquence dédiée (ex. SOUM-001)	Séquence dédiée et continue (ex. 0042)
Durée de validité	À indiquer (souvent 30 jours)	Pas de durée, conditions de paiement (ex. 30 jours net)
Inclusion en revenu comptable	Non	Oui, dès l'émission
Modification après envoi	Possible avant acceptation	Note de crédit requise pour ajuster
Acceptation requise	Oui, pour devenir un contrat	Non, le travail est déjà fait
Conservation obligatoire	Recommandée	Six ans (Loi sur l'administration fiscale)

Le cas particulier du contrat avec un consommateur

Quand l'électricien travaille pour un particulier dans sa résidence et que le montant des travaux dépasse 700 $, la Loi sur la protection du consommateur du Québec impose un contrat écrit signé par le client. La soumission acceptée et signée joue alors le rôle de contrat à condition de contenir certaines mentions précises, notamment :

• Une description complète et détaillée des travaux.
• Le prix total, taxes incluses.
• La date prévue de début et de fin des travaux.
• Les modalités de paiement.
• La signature du client et la vôtre.

Sans contrat signé, le client peut contester la facture à la fin du chantier, et un dépassement de plus de 10 % du prix initial ne peut pas être réclamé sans son accord écrit préalable.

Acompte et paiement progressif

Pour un projet de plus grande envergure (refonte de panneau, installation complète d'un sous-sol), demander un acompte est courant et légitime. La structure habituelle au Québec dans le secteur résidentiel est la suivante :

• Acompte à la signature : 25 % à 30 % du total. Sert à acheter le matériel et à réserver vos heures.
• Versement intermédiaire : 40 % à 50 % à mi-parcours, après une étape claire (par exemple, panneau installé et alimenté).
• Solde final : 20 % à 35 % à la livraison, après inspection éventuelle et approbation du client.

Chaque versement fait l'objet d'une facture distincte. La somme des trois factures correspond au total de la soumission acceptée. Cette ventilation protège votre flux de trésorerie et donne au client un contrôle progressif sur le projet.

Convertir une soumission en facture

Une fois la soumission acceptée et les travaux exécutés, la conversion en facture est mécanique. Si vous travaillez sur un modèle Word ou Excel, la tentation est de copier-coller la soumission, de changer le mot en haut, et d'envoyer. Cette manœuvre cause trois problèmes courants :

1. Le numéro de séquence est dupliqué (vous gardez SOUM-014 alors qu'il faut une nouvelle facture 0042).
2. Une ligne ajoutée à la dernière minute (du matériel additionnel, une heure supplémentaire) est oubliée.
3. Les conditions de paiement ne sont pas mises à jour (la soumission disait "valide 30 jours", la facture devrait dire "paiement dû à la réception").

Une application qui fait la conversion automatiquement règle ces trois problèmes en un clic. Dans Mubsira Business pour les électriciens, ouvrir une soumission acceptée et choisir "Convertir en facture" produit un nouveau document avec une numérotation séquentielle correcte, toutes les lignes reportées et modifiables, et les conditions de paiement remplacées par celles d'une facture.

Erreurs fréquentes à éviter

Envoyer une soumission sans durée de validité

Sans date d'expiration, vous restez théoriquement engagé sur le prix indéfiniment. Trois mois plus tard, le coût du matériel a augmenté de 12 %, le client accepte la soumission, et vous êtes coincé à exécuter les travaux à perte. Indiquez toujours une durée précise.

Mélanger les numéros de séquence

Numéroter une soumission "0042" puis émettre la facture correspondante "0043" mélange les deux séquences. Pour votre comptable, c'est une source de confusion en fin d'année. Utilisez un préfixe distinct pour les soumissions (par exemple SOUM-001) et une séquence numérique pure pour les factures.

Considérer une soumission comme un revenu

Une soumission émise n'est pas un revenu. Tant que la facture n'a pas été produite, rien ne doit apparaître dans vos chiffres mensuels. Une comptabilité qui gonfle artificiellement les revenus avec des soumissions en attente fausse vos décisions et votre planification fiscale.

Présumer l'accord du client

Un courriel disant "ça me semble correct" n'est pas une acceptation formelle. Demandez une réponse claire, idéalement avec la mention "Soumission acceptée" ou une signature numérique. Sans cela, en cas de litige, vous n'avez pas de preuve que les travaux étaient autorisés.

Émettre la facture trop tôt

Facturer avant la fin réelle des travaux pour accélérer le paiement crée un risque : si le chantier se prolonge ou si une portion doit être refaite, votre facture émise dépasse le travail réellement effectué. Émettez les factures intermédiaires sur une étape claire et documentée, pas sur une approximation.

En résumé

La soumission est un outil de vente. La facture est un outil de paiement. Confondre les deux mène à des dépassements non payés, à une comptabilité faussée et à des litiges avec le client. La règle simple : avant les travaux, soumission datée et validée ; après les travaux, facture numérotée et exécutoire ; entre les deux, une acceptation écrite du client qui transforme l'offre en contrat.

Si vous voulez voir comment cette mécanique se traduit dans une application conçue pour les électriciens, consultez la page Mubsira Business pour les électriciens du Québec.